Jak zautomatyzować drukowanie folderów z dokumentami

Niezależnie od tego, czy pracujesz w kancelarii prawniczej, firmie budowlanej czy innej firmie obsługującej klientów, dokumentacja, z którą pracujesz, jest zwykle przechowywana w folderach.

Zdarza się wiele sytuacji, w których przydałaby się możliwość automatycznego drukowania plików PDF z folderu: przygotowywanie zestawów dokumentów dowolnego rodzaju, drukowanie raportów, umów, ulotek, formularzy, faktur, broszur - lista jest nieskończona. Czasami nie ma sposobu, aby uniknąć drukowania dokumentów - dokumenty muszą być drukowane na spotkania biznesowe, w celu udostępnienia klientom itp. Jeśli chcesz wydrukować całą dokumentację zapisaną w folderze Windows, otwieranie każdego dokumentu i drukowanie pojedynczo może być bardzo frustrujące.

Czy istnieje sposób na wydrukowanie wszystkich plików znajdujących się w folderze? Możesz skorzystać ze specjalnego oprogramowania do drukowania wsadowego przeznaczonego właśnie do tego zadania. W pełni automatyzuje drukowanie, dzięki czemu dokumenty w folderze zostaną wysłane do drukarki lokalnej lub sieciowej. Możesz skonfigurować tę aplikację, aby np. automatycznie drukować wszystkie pliki PDF umieszczone w katalogu. Przyjrzyjmy się niektórym z tych programów.

Drukowanie wszystkich plików w folderze za pomocą Print Conductor

Print Conductor to proste oprogramowanie komputerowe służące do automatycznego drukowania dokumentów. Opiera się głównie na opcji przeciągnij i upuść: wybierz folder, który chcesz wydrukować, a cała jego zawartość zostanie dodana w oknie Print Conductor. Następnie naciśnij Start, a wszystkie dokumenty zostaną wydrukowane na raz!

Możliwość przetwarzania i drukowania wszystkich plików z folderu sprawia, że Print Conductor to ogromna oszczędność czasu. Pliki zostaną wydrukowane na wybranej drukarce i zgodnie z określonymi ustawieniami.

Automatyczne drukowanie folderu przy użyciu Print Conductor

Jak to działa

Największą zaletą tego narzędzia jest prostota - wystarczy dodać cały folder, określoną grupę plików lub archiwum (RAR, ZIP), skonfigurować ustawienia i rozpocząć drukowanie przyciskiem Start Printing. Napij się dobrej kawy lub zajmij się czymś innym, podczas gdy program wykona swoje zadanie w tle.

Automatyzacja drukowania z wiersza poleceń dzięki 2Printer

2Printer to narzędzie oparte na wierszu poleceń służące do drukowania dokumentów. Oprogramowanie jest przeznaczone do użytku jako komponent drukowania w firmie lub środowisku dowolnej organizacji. Należy zaznaczyć, że to narzędzie nie posiada GUI (interfejsu graficznego) i jest bardziej skoncentrowane na informatykach, którzy chcą jak najbardziej uprościć obieg dokumentów.

2Printer – oprogramowanie wiersza poleceń do automatycznego drukowania

2Printer można zainstalować na stacji roboczej/serwerze lub zintegrować ze środowiskiem IT jako alternatywę dla Print Conductor. Może działać wykonując polecenia ręcznie, za pomocą programu Windows Scheduler, z prostego skryptu lub z systemu zarządzania dokumentami firmy.

Korzystając z oprogramowania 2Printer, administrator systemu może skonfigurować automatyczne drukowanie folderów, które odbywa się nie tylko na poziomie każdego klienta, ale nawet na poziomie przedsiębiorstwa - pozwalając na automatyzację zadania drukowania dla wszystkich pracowników.

Automatyzacja drukowania "Hot Folders" (folderów wsadowych) po stronie serwera przy użyciu programu FolderMill

FolderMill to alternatywa Print Conductor działająca po stronie serwera. FolderMill jest zwykle instalowany na serwerze biurowym, a administrator systemu wybiera monitorowane "Hot Folders" (foldery wsadowe), które mogą być udostępniane w sieci lokalnej.

Automatically print files placed in a folder via hot folders

Cały proces konfiguracji wygląda następująco:

  1. Administrator systemu udostępnia "Hot Folders" wszystkim osobom w biurze, a nawet użytkownikom zdalnym;
  2. "Hot Folders" są przypisane do czynności, takich jak automatyczne drukowanie lub konwertowanie plików;
  3. Pracownicy kopiują dokumenty do tych udostępnionych folderów;
  4. FolderMill przetwarza przychodzące pliki w czasie rzeczywistym;
  5. Pracownicy otrzymują swoje automatycznie wydrukowane dokumenty!

Automatyzacja drukowania

Raz skonfigurowany FolderMill automatycznie wydrukuje pliki umieszczone w folderze w czasie rzeczywistym. Gdy nowy dokument lub plik obrazu pojawi się w "Hot Folders", FolderMill może wydrukować go na dowolnej dostępnej drukarce lub zapisać jako plik PDF / obraz. Oprócz drukowania z "Hot Folders", do plików przychodzących można zastosować różne działania. Są one definiowane przez listę działań powiązanych z "Hot Folders".

Jakie pliki mogą być drukowane automatycznie

Wspomniane powyżej oprogramowanie może zautomatyzować drukowanie ponad 70 typów plików. Oto najpopularniejsze formaty:

  • Pliki PDF: PDF, PDF/A, PDF/X, PDF Portfolio;
  • Dokumenty Microsoft Word: DOC, DOCX;
  • Dokumenty OpenOffice i LibreOffice: ODF, ODT, ODS;
  • Rysunki CAD (AutoCAD, SolidWorks): DWG, DXF, SLDDRW;
  • Arkusze kalkulacyjne Excel: XLS, XLSX;
  • Prezentacje PowerPoint: PPT, PPTX;
  • Pliki tekstowe: TXT, RTF;
  • Obrazy JPEG, PNG, BMP, PSD, CDR, TGA, TIFF;
  • i wiele więcej

Sprawdź formaty obsługiwane przez Print Conductor →
Sprawdź formaty obsługiwane przez 2Printer →
Sprawdź formaty obsługiwane przez FolderMill →

Które oprogramowanie do drukowania wsadowego jest lepsze

To zależy od Twoich potrzeb. Wszystkie programy opisane w tym artykule mają bezpłatne wersje testowe oraz są bezpłatne do użytku niekomercyjnego, więc możesz najpierw wypróbować darmową wersję. Poniżej znajduje się tabela porównawcza przedstawiająca niektóre funkcje wspomnianego oprogramowania do drukowania wsadowego:

Print Conductor 2Printer FolderMill
Łatwe w użytku (nie potrzeba dużej wiedzy na temat IT)
Drukowanie wsadowe z folderu
Drukowanie wsadowe z listy
Drukowanie na drukarce wirtualnej
Możliwość ustawienia strony tytułowej w celu oddzielenia drukowanych kopii
Możliwość integracji z innym oprogramowaniem
Możliwość filtrowania plików według rozszerzenia
Drukowanie po stronie serwera
Drukowanie za pomocą skryptów
Ciche drukowanie
Planowanie drukowania
Drukowanie zdalne
Automatyczne drukowanie w czasie rzeczywistym
Pobierz
Pobierz
Pobierz

Może się wydawać, że Print Conductor ma mniej funkcji w porównaniu z innymi programami, ale tak nie jest. W porównaniu z innymi aplikacjami ma najprostszą i najbardziej intuicyjną obsługę, a także unikalne funkcje, takie jak możliwość to zastosowania indywidualnych ustawień do każdego pliku, możliwość drukowania okładki folderu, sortowanie plików na liście, możliwość importowania i eksportowania list oraz zmiana ustawień w trakcie drukowania.

FolderMill to bardziej wszechstronny i złożony system, który może nie tylko drukować, ale także wykonywać inne zadania, takie jak konwertowanie plików, zmiana ich nazwy lub kopiowanie oraz automatyczne drukowanie wielu plików na różnych drukarkach. Jeśli potrzebujesz tylko dodać folder z wieloma plikami i rozpocząć drukowanie zawartości, spróbuj użyć Print Conductor. Jeśli szukasz rozwiązania umożliwiającego drukowanie z wiersza poleceń, zaplanowane lub oparte na skryptach – 2Printer to właściwy wybór.

Ostatnio zaktualizowany: 2020-11-24